Die Projektplanung ist die Grundlage für ein erfolgreiches
Projektcontrolling. Deshalb lernen Sie in den nächsten Blog-Posts, aus
welchen Elementen eine wirkungsvolle Projektplanung aufgebaut ist, und
wie die einzelnen Schritte miteinander verknüpft sind.
Mit der Projektplanung werden stets folgende Grundsätze verfolgt:
- Definieren von realistischen Vorgaben für die zu erbringende
Arbeitsleistung (Projektumfang, Termine, Kosten, Qualität und
Ressourcen)
- Effiziente Kommunikation bezüglich der Zukunft zwischen den Projektbeteiligten
- Basis schaffen für ein wirkungsvolles Projektcontrolling, damit Plan-Abweichungen frühzeitig erkannt werden
- Darstellung von projektinternen und -externen Abhängigkeiten
Anforderungen und Ziele sind die Basis
Die projektspezifischen Anforderungen und Ziele sind die Basis jeder
verbindlichen Planung. Mit diesen Vorgaben stürzen sich dann leider
viele Projektleiter schnell auf ein Planungs-Werkzeug wie MS Project und
fangen an, das Projekt brainstormmäßig zu strukturieren, um schnell ein
schönes Balkendiagramm zu erhalten. Dieses unstrukturierte
Planungsvorgehen wird sich dann aber sehr bald rächen. Nur mit einem
systematischen, strukturierten Planungsvorgehen werden Sie später Ihr
Projekt erfolgreich durchführen, überwachen und steuern können.
Der Planungsprozess
Unter dem „Projektplan“ versteht man oft nur den Balkenplan
(Gantt-Diagramm). Diese Ansicht ist jedoch zu eng gefasst. Gemäß PMBOK®
besteht die Projektplanung aus verschiedenen Plänen, die bei kleineren
Projekten meistens im „Projektmanagement-Plan“ ingetriert sind. Der
Balkenplan mit Terminen, Kosten und Ressourcen ist nur einer davon.
Der Projektmanagement-Plan beschreibt, wie das Projekt ausgeführt,
überwacht und gesteuert wird. Er integriert und konsolidiert alle
Unterpläne und Baselines des Planungsprozesses:
- Projektumfangplanung (Plan Scope Management), Scope Baseline
- Zeitplanung (Plan Schedule Management), Schedule Baseline
- Kostenplanung (Cost Management Plan), Cost Baseline
Damit Sie Ihr Projekt erfolgreich durchführen können müssen Sie noch
andere wichtige Aktivitäten planen, die nicht oder nur indirekt mit dem
Balkenplan zusammenhängen. Neben Projektumfang, Kosten- und Zeitplanung
nennt das PMBOK unter anderem folgende begleitenden Planungsprozesse:
- Qualitätsplanung (Plan Quality Management)
- Personalressourcenplanung (Plan Human Resource Management)
- Kommunikationsplanung (Plan Communication Management)
- Risikomanagementplanung (Plan Risk Management)
- Einkaufsplanung (Plan Procurement Management)
- Stakeholderplanung (Plan Stakeholder Management)
Der Projektmanagement-Plan definiert unter anderem auch folgende Elemente:
- Phasenmodel für das Projekt und Prozesse für jede Phase
- Details zur Anpassung des Phasenmodels an das entsprechende Projekt (Tailoring)
- Beschreibung, wie die Arbeiten ausgeführt werden, um die Projektziele zu erreichen
- Change Management Plan, der definiert wie Änderungen im Projekte überwacht und gesteuert werden
- Management-Reviews, deren Inhalt und zeitliche Durchführung
Die Projektplanung besteht aus verschiedenen Planungselementen, die
im Idealfall in einer sequentiellen Reihenfolge ablaufen. Wenn Sie den
Projektplan zum ersten mal erstellen zeigt sich in der Praxis jedoch
sehr bald, dass spätestens ab dem siebten Planungsschritt (Terminplan)
eine Iteration beginnt. Dies kann Sie im Extremfall wieder bis zum
ersten Planungsschritt zurückführen. Entscheidend ist deshalb nicht das
rein sequentielle Abarbeiten der Planungsschritte, sondern vielmehr
das alle Planungsschritte durchgeführt werden. Die folgende
Abbildungzeigt die acht wichtigsten Elemente einer guten Projektplanung.
Diesen Projektplanungsprozess mit allen Elementen finden Sie sinngemäß
auch im PMBOK®.
Wenn Sie ein Projekt in ähnlicher Art schon einmal durchgeführt
haben, dann wird das aktuelle Projekt einfacher zu planen sein. Wenn Sie
jedoch „Neuland“ betreten, viele Organisationseinheiten vom Projekt
betroffen sind oder mitarbeiten, dann dürfen Sie nicht überrascht sein,
wenn der Planungsprozess einiges aufwändiger ist und Sie diesen mehrmals
vollständig neu durchlaufen müssen.
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Projektcontrolling – Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
