Die Arbeitspaketgrösse ist selten ein Thema bei der Projektplanung.
Meine Erfahrung zeigt aber, dass es ein Thema sein sollte, denn
Arbeitspakete werden meistens “zu gross” geplant. Aus der
Projektstrukturplanung wissen Sie, dass die Gliederung eines Projektes
so detailliert vorgenommen werden sollte, bis plan- und kontrollierbare
Einheiten (Arbeitspakete) entstehen. Diese werden einer
organisatorischen Stelle (Arbeitsgruppe, Fachabteilung oder externem
Auftragnehmer) oder einem Projektteammitglied zur Realisierung
übergeben.
Eine zu feine Detaillierung des Projektgegenstandes verringert die
Übersichtlichkeit und verschlechtert das Kosten-Nutzen-Verhältnis der
Projektplanung. Eine zu grobe Detaillierung erhöht das Risiko einer
Termin- und Kostenüberschreitung. Die Arbeitspaketgrösse sollte deshalb
so gewählt werden, dass das Arbeitspaket sicher überwacht werden kann.
Um sicherzustellen, dass die Arbeitspakete die richtige Grösse haben,
kann man die folgenden Faustregeln anwenden :
Die 8/80-Regel
Kein Arbeitspaket sollte kleiner als 8 oder grösser als 80
Personenstunden Dauer sein. Dies führt dazu, dass Ihr Arbeitspaket
zwischen 1-10 Tage lang wird.
Die Reportingperiode-Regel
Kein Arbeitspaket sollte länger sein als der Abstand zwischen zwei
Statusterminen. Das heisst, wenn Sie eine wöchentliche Statussitzung
haben, dann sollten die Arbeitspakete nicht länger als eine Woche
dauern. Diese Regel ist nützlich, wenn es Zeit ist, den Fortschritt zu
berichten. Dann wird nicht länger über Arbeitspakete gesprochen, welche
zu 25%, 40% oder 68% fertig sind. Wenn Sie der wöchentlichen Regel
folgen, dann ist ein Arbeitspaket entweder abgeschlossen (100%),
angefangen (50%), oder nicht angefangen (0%). Kein Arbeitspaket sollte
einen Status von 50% für zwei aufeinander folgende Statussitzungen
haben.
Die „wenn sinnvoll“ Regel
Wenn Sie erwägen, die Arbeitspakete weiter herunterzubrechen, dann kann es drei Gründe dafür geben:
- Das Arbeitspaket ist einfacher zu schätzen. Kleinere Arbeitspakete bringen weniger Unsicherheit und erlauben genauere Schätzung¬en.
- Das Arbeitspaket ist einfacher zu vergeben. Grosse Arbeitspakete an viele Personen vergeben, verlieren tendenziell an Verantwortlich¬keit. Das Herunterbrechen der Arbeitspakete in kleinere Teile macht die Verantwortlichkeit klarer. Mit kleineren Arbeitspaketen erhalten Sie auch eine grössere Flexibilität in der Termin- und Ressourcenplanung.
- Das Arbeitspaket ist einfacher zu überwachen. Hier trifft die gleiche Logik zu wie bei der Berichterstattungs-Regel. Kleinere Arbeitspakete geben mehr fassbare Statuspunkte, so haben Sie genauere Fortschrittsberichte.
